Οδηγίες συμπλήρωσης αίτησης για μεταπτυχιακές σπουδές / υποτροφίες

Η εισαγωγή σε κάποιο μεταπτυχιακό πρόγραμμα ή η διεκδίκηση υποτροφίας αποτελεί σήμερα μια ιδιαίτερα ανταγωνιστική διαδικασία. Προκειμένου να επιλεγείτε, οι υπεύθυνοι λειτουργίας του μεταπτυχιακού ή του φορέα παροχής υποτροφίας σας ζητούν πρώτα απ’ όλα να συμπληρώσετε μία συγκεκριμένη αίτηση. Με τον τρόπο αυτό προσπαθούν να συλλέξουν οργανωμένα πληροφορίες για τα ακαδημαϊκά και επαγγελματικά προσόντα των υποψήφιων φοιτητών.

Παρακάτω μπορείτε να βρείτε χρήσιμες οδηγίες και συμβουλές που πιστεύουμε ότι θα σας βοηθήσουν να ολοκληρώσετε ευκολότερα αυτή τη διαδικασία.

Πριν από τη συμπλήρωση της αίτησης

• Έχετε στη διάθεσή σας αρκετό χρόνο για τη συνολική προετοιμασία της αίτησής σας. Μόνον έτσι θα αποφύγετε το υπερβολικό άγχος και τα λάθη της τελευταίας στιγμής. Να έχετε στο νου σας ότι συνήθως η διαδικασία αυτή απαιτεί περισσότερη δουλειά απ’ ότι αρχικά υπολογίζατε και να θυμάστε ότι ουσιαστικά η αίτηση σάς εκπροσωπεί στους υπεύθυνους για την επιλογή των φοιτητών.
• Διαβάστε προσεκτικά το πρόγραμμα σπουδών και ελέγξτε όλες τις πληροφορίες που παρουσιάζονται και τα κριτήρια επιλογής που θέτουν στον οδηγό σπουδών του μεταπτυχιακού προγράμματος, του τμήματος και του πανεπιστημίου όπως παρουσιάζονται σε έντυπη ή και σε ηλεκτρονική μορφή στο διαδίκτυο. Έτσι θα κατανοήσετε καλύτερα τι περιμένουν από εσάς ή σε τι δίνουν μεγάλη βαρύτητα, και θα είναι πιο εύκολο να διαμορφώστε αντίστοιχα τις απαντήσεις σας.
• Διαβάστε προσεκτικά όλες τις οδηγίες συμπλήρωσης που σας παρέχουν. Σιγουρευτείτε ότι έχετε κατανοήσει απόλυτα αυτό που σας ρωτούν και κρατήστε σημειώσεις για τυχόν απορίες ή ασάφειες, τις οποίες θα λύσετε επικοινωνώντας με όλους όσους είναι σε θέση να σας βοηθήσουν (π.χ. γραμματείς, καθηγητές του Μεταπτυχιακού Προγράμματος ή Συμβούλους του Γραφείου Διασύνδεσης).
• Κάνετε μια ξεχωριστή λίστα για τα επιπλέον έγγραφα που σας ζητά ο κάθε φορέας (αντίγραφο πτυχίου, αναλυτική βαθμολογία, συστατικές επιστολές, βιογραφικό σημείωμα, φωτογραφία κά) Με αυτό τον τρόπο θα μπορείτε εύκολα και γρήγορα να ξέρετε τι θα πρέπει να συμπεριλάβετε σε κάθε αίτηση, τι πρέπει να επικυρώσετε και πόσες συνολικά μεταφράσεις, για παράδειγμα, θα σας χρειαστούν.

Συμπληρώνοντας την αίτηση…

• Διαβάστε προσεκτικά τις οδηγίες και ξεκινήστε με τη συμπλήρωση αρχικά του αντιγράφου της αίτησης, έτσι ώστε να ξέρετε που θα σημειώσετε  κάθε είδους πληροφορία και πόσος χώρος θα σας χρειαστεί. Με τον τρόπο αυτό, θα αποφύγετε τα λάθη, τις μουντζούρες, τις συνεχείς διορθώσεις και τις υποσημειώσεις.
• Φροντίστε να ακολουθήσετε πιστά όλες τις οδηγίες όπως για παράδειγμα «να συμπληρώσετε με κεφαλαία γράμματα» ή «να εσωκλείστε τις συστατικές επιστολές σε ξεχωριστό σφραγισμένο φάκελο». Μην δίνετε αφορμή για αρνητική εντύπωση ή απόρριψη της αίτησής σας επειδή δεν ακολουθήσατε αυτό που σας ζήτησαν.
• Χρησιμοποιήστε την ίδια την αίτηση ως οδηγό σε σχέση με τις πληροφορίες, τις ικανότητες και τα προσόντα, στα οποία οι υπεύθυνοι φαίνεται να δίνουν ιδιαίτερη βαρύτητα για την επιλογή των υποψήφιων φοιτητών τους. Για παράδειγμα, αν σε κάποια ερώτηση υπάρχει πολύς διαθέσιμος χώρος για την απάντηση, τότε πιθανόν να δίνεται περισσότερη σημασία στα επιχειρήματα που θα αναπτύξετε σ’ αυτή την ερώτηση.
• Να αναρωτιέστε πάντα: «Γιατί θέτουν αυτή την ερώτηση;» «Τι θέλουν να μάθουν απ’ αυτό;» «Τι χρειάζεται να γνωρίζουν για μένα;»
• Χρησιμοποιήστε συνοπτικές και σαφείς προτάσεις για να περιγράψετε την επαγγελματική και εκπαιδευτική σας εμπειρία.
• Δώστε συγκεκριμένα παραδείγματα όταν περιγράφετε στοιχεία του χαρακτήρα σας και τεκμηριώστε όλα όσα αναφέρετε σχετικά με επιτεύγματά σας. Μην ξεχνάτε να χρησιμοποιείτε ουσιαστικά και ρήματα που δηλώνουν δράση εκ μέρους σας! (πχ. Οργάνωση /οργανώνω, ολοκλήρωση/ολοκληρώνω, συντονισμός / συντονίζω, επίβλεψη /επιβλέπω κ.ο.κ).
• Γενικότερα, προβάλλετε τον εαυτό σας με θετικό τρόπο. Γι’ αυτό να είστε ένθερμοι υποστηρικτές των επιτευγμάτων σας!
• Προσέξτε πολύ καλά την ορθογραφία και τη σύνταξη του κειμένου είτε αυτό είναι στη ελληνική είτε σε μια ξένη γλώσσα. Πέραν όλων των άλλων, μέσα από τη αίτησή σας για μεταπτυχιακές σπουδές στο εξωτερικό ελέγχετε και η κατανόηση, η επάρκειά σας και η ευχέρεια γραπτής επικοινωνίας στη ξένη γλώσσα.
• Ελέγξτε τις ημερομηνίες υποβολής της αίτησης και επιβεβαιώστε ότι έχετε συμπεριλάβει όλα τα συνοδευτικά έγγραφα που σας ζητούν (π.χ. αντίγραφο πτυχίου, πιστοποιητικό αναλυτικής βαθμολογίας, πιστοποιητικά ξένων γλωσσών, βεβαιώσεις προϋπηρεσίας βιογραφικό σημείωμα, αυτοπεριγραφική έκθεση κλπ).

Να θυμάστε ότι την αίτησή σας εξετάζει κάποιος πολυάσχολος εξεταστής ο οποίος καλείται να επιλέξει μεταξύ εκατοντάδων αιτήσεων. Η πρώτη εντύπωση είναι πολύ σημαντική και εσείς συνήθως δεν έχετε την ευκαιρία να υπερασπιστείτε την αίτησή σας με τη φυσική σας παρουσία μέσω συνέντευξης. Κερδίστε τις εντυπώσεις με ένα καθαρογραμμένο, περιποιημένο και οργανωμένο φάκελο υποψηφιότητας!

Τι πρέπει να αποφύγετε

• Μην αντιγράφετε την αίτηση κάποιου άλλου. Η διαδικασία επιλογής είναι μια ανταγωνιστική διαδικασία και ο εξεταστής πιθανόν να απορρίψει και τους δυο σας. Η αντιγραφή αυτοπεριγραφικής έκθεσης σημαίνει ότι δεν έχετε δική σας προσωπικότητα και επιχειρήματα για να πείσετε κάποιον ότι αξίζει να συνεχίσετε τις σπουδές σας!
• Μην χρησιμοποιείτε άστοχες, περιττές και μακροσκελείς προτάσεις.
• Μην περιλάβετε ψευδή στοιχεία. Πιθανόν να σας ζητήσουν να τεκμηριώστε με πρωτότυπα έγγραφα ότι αναφέρετε.
• Μην χρησιμοποιείτε συντομογραφίες, χωρίς να επισημαίνετε το αντικείμενο δραστηριότητας του φορέα ή του οργανισμού (ειδικά όταν αναφέρεστε σε ελληνικούς οργανισμούς σε μια ξένη γλώσσα).
• Προσπαθήστε να μην κάνετε λάθη και αποφύγετε διάφορα καλλιτεχνήματα στο κείμενο της αίτησης.