Συνοδευτική επιστολή

Τις περισσότερες φορές το βιογραφικό σημείωμα συνοδεύεται από μία επιστολή – ιδίως όταν αυτό αποστέλλεται με e-mail, fax ή ταχυδρομικά. Είναι απόλυτα απαραίτητη όταν επικοινωνείτε με διάφορους εργοδοτικούς φορείς, χωρίς να υπάρχει αγγελία για μια θέση εργασίας.  Η συνοδευτική επιστολή σάς δίνει την ευκαιρία να:

  • συστήσετε τον εαυτό σας, 
  • παρουσιάσετε συνοπτικά τα προσόντα σας και κυρίως 
  • πείσετε τον αναγνώστη (εργοδότη) να διαβάσει το βιογραφικό σας σημείωμα. 

Ειδικότερα, η συνοδευτική επιστολή συνδέει την εκπαιδευτική και την επαγγελματική σας κατάρτιση με αρμοδιότητες της θέσης εργασίας την οποία διεκδικείτε.  Στη συνοδευτική επιστολή εστιάζετε σε ικανότητες, οι οποίες θα ενδιέφεραν ιδιαίτερα τον εργοδότη και υπογραμμίζετε σημαντικούς τομείς του βιογραφικού σας.  Με άλλα λόγια, εξηγείτε τι έχετε να προσφέρετε εσείς στη συγκεκριμένη θέση εργασίας και γιατί σας ενδιαφέρει.  Επομένως, για κάθε θέση εργασίας πρέπει να συντάσσετε μια διαφορετική επιστολή ανάλογα με τα χαρακτηριστικά και τις απαιτήσεις της θέσης.  

Η συνοδευτική επιστολή αποτελεί την πρώτη σας επαφή με έναν πιθανό εργοδότη.  Όπως το βιογραφικό σας, έτσι και η επιστολή αποτελεί δείγμα της δουλειάς που μπορείτε να προσφέρετε.  Για το λόγο αυτό πρέπει να χαρακτηρίζεται από επαγγελματισμό και να αναδεικνύει τις εκτελεστικές σας ικανότητες.  Εάν είναι προσεκτικά γραμμένη και περιλαμβάνει τις σωστές πληροφορίες, τότε να είστε σίγουροι ότι θα κάνετε μια καλή αρχική εντύπωση.  Μην ξεχνάτε ότι απώτερος στόχος σας είναι να καταφέρετε να κανονίσετε συνάντηση για προσωπική συνέντευξη.

Προσοχή!

Αφιερώστε χρόνο στο να γράψετε μια πετυχημένη επιστολή που θα σας βοηθήσει να ξεχωρίσετε παρά να στείλετε ένα απλό συνοδευτικό μήνυμα.  Προσέξτε να έχει σωστή ορθογραφία και σύνταξη είτε είναι γραμμένη στη μητρική είτε σε ξένη γλώσσα. 

Σε περίπτωση που αποστέλλετε την επιστολή με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, καλό είναι να γράψετε το κείμενο στο διαθέσιμο χώρο του μηνύματος, ώστε όταν κάποιος ανοίξει το λογαριασμό του κατευθείαν να διαβάσει το κείμενο. Μπορείτε βέβαια και να την επισυνάψετε, όπως και το βιογραφικό σας σημείωμα. 


Αρχεία

Χρήσιμες συμβουλές σύνταξης της συνοδευτικής επιστολής

  • Απευθύνετε την επιστολή σε συγκεκριμένο πρόσωπο της εταιρίας ή του φορέα που σας ενδιαφέρει, το οποίο θα είναι ενδεχομένως υπεύθυνο για την πρόσληψή σας.  
    Προσπαθήστε να μάθετε – εάν δεν το γνωρίζετε ήδη – το όνομα, τον εργασιακό τίτλο και τη διεύθυνση του υπευθύνου για να στείλετε την επιστολή σας.  Αποφύγετε να απευθυνθείτε στο τμήμα του προσωπικού ή κάπου αλλού απρόσωπα. 
  • Αναφερθείτε στην πηγή από την οποία πληροφορηθήκατε για τη συγκεκριμένη θέση εργασίας (π.χ. αγγελία στην ιστοσελίδα, προκήρυξη, σύσταση καθηγητή κ.α.).  
    Μη διστάσετε να αναφέρετε το όνομα αυτού που σας παρέπεμψε στη συγκεκριμένη θέση εργασίας, εφόσον είναι εργαζόμενος του φορέα στον οποίο απευθύνεστε και αφού πάρετε τη συγκατάθεσή του. Σε περίπτωση που αποστέλλετε το βιογραφικό σας απαντώντας σε προκήρυξη ή αγγελία, σημειώστε την πηγή πληροφόρησης (ιστοσελίδα).
  • Αναφέρετε τη θέση για την οποία ενδιαφέρεστε και σημειώστε τον κωδικό της θέσης που διεκδικείτε (εφόσον υπάρχει).
    Αν δεν υπάρχει συγκεκριμένη θέση εργασίας προσδιορίστε εσείς το είδος και τον τομέα της εργασίας που σας ενδιαφέρει να απασχοληθείτε.
  • Δείξτε ότι γνωρίζετε κάποια πράγματα για την εταιρία ή το φορέα στον οποίο απευθύνεστε. Διευκρινίστε ότι γνωρίζετε ποιοι είναι, τι κάνουν και γιατί τους επιλέξατε.  Δείξτε επίσης ότι οι πληροφορίες που συγκεντρώσατε κέντρισαν το ενδιαφέρον σας.
  • Αναφέρετε συνοπτικά τις ικανότητές σας για τη θέση εργασίας που σας ενδιαφέρει.  
    Μην υποθέτετε ότι ο εργοδότης μπορεί να συσχετίσει τον τίτλο του πτυχίου σας με τους στόχους και τις αρμοδιότητες της εργασίας.  Εστιάστε σε σημαντικές δεξιότητες, τις οποίες αναφέρετε ήδη στο βιογραφικό σας και προσπαθήστε να συνδέσετε τις δικές σας δεξιότητες με την επίτευξη των αρμοδιοτήτων της θέσης που διεκδικείτε.
  • Αναφέρετε ξεκάθαρα αυτό που ζητάτε και αυτό που μπορείτε να προσφέρετε.  
    Προσπαθήστε να δείξετε ότι γνωρίζετε πως μπορείτε να βοηθήσετε στην εκπλήρωση των στόχων της εταιρείας. Μην αναφερθείτε μόνο στα δικά σας οφέλη.    
  • Μην ξεπεράσετε τη μία σελίδα και ακολουθήστε την τυποποιημένη μορφή ενός επαγγελματικού γράμματος.  
    Το ύφος της επιστολής πρέπει να αντανακλά πάντα το δικό σας στυλ γραφής και την προσωπικότητά σας.  Θυμηθείτε ότι η συνοδευτική επιστολή καθρεφτίζει τον εαυτό σας, γι’ αυτό μην αντιγράψετε την επιστολή κάποιου άλλου.
  • Επιβεβαιώστε ότι έχετε εξηγήσει στον πιθανό σας εργοδότη τι πρέπει να κάνει για να έρθει σε επαφή μαζί σας.  
    Για παράδειγμα, θα πρέπει να σας τηλεφωνήσει ή να του τηλεφωνήσετε εσείς και πότε;Θα χρειαστεί να στείλουν συμπληρωμένο ένα συγκεκριμένο έντυπο αποδοχής (για παράδειγμα στην περίπτωση Erasmus πρακτικής).
  • Σημειώστε στο τέλος όσα έγγραφα επισυνάπτετε.
    Βιογραφικό Σημείωμα, Portfolio, αίτηση αποδοχής (για Erasmus Placement)