Συστατική επιστολή

• Απευθυνθείτε σε ανθρώπους που σας γνωρίζουν καλά και με τους οποίους έχετε συνεργαστεί, είτε σε ακαδημαϊκό, είτε σε επαγγελματικό επίπεδο.  Για παράδειγμα, μπορείτε να ζητήσετε συστατική επιστολή από έναν καθηγητή σας στο πανεπιστήμιο, από έναν πρόσφατο προϊστάμενό σας ή από κάποιον με τον οποίο έχετε συνεργαστεί για κάποιο σκοπό.  
• Συστατικές επιστολές που γράφονται από προσωπικούς ή οικογενειακούς φίλους και συγγενείς θεωρούνται ακατάλληλες και αναξιόπιστες.
• Αν επιθυμείτε μια συστατική επιστολή για μεταπτυχιακές σπουδές, επιλέξτε έναν καθηγητή που σας γνωρίζει καλά (π.χ. ο επιβλέπων της διπλωματικής σας εργασίας ή κάποιος καθηγητής με τον οποίο έχετε συνεργαστεί σε ένα ερευνητικό πρόγραμμα).
• Επιλέξτε επίσης να ζητήσετε συστατικές επιστολές από κάποιο-α καθηγητή-τρια που ασχολείται με το συγκεκριμένο αντικείμενο-πεδίο επιστημών στο οποίο σκοπεύετε να κάνετε τις μεταπτυχιακές σας σπουδές κι έχετε παρακολουθήσει με επιτυχία τα μαθήματα που παραδίδει (δηλ. με καλές επιδόσεις) ή/ και έχετε εκπονήσει σχετικές εργασίες. Αποφύγετε να φέρεται στη δυσάρεστη θέση κάποιον να πρέπει να σας συστήσει, ενώ είτε δεν σας γνωρίζει καλά είτε οι επιδόσεις σας ήταν τέτοιες που δεν μπορεί να χαρακτηριστούν αξιόλογες.
• Επίσης, είναι καλή ιδέα να μην έχετε συστατικές επιστολές μόνον από τη Σχολή σας, αλλά να προσπαθήσετε να πάρετε τουλάχιστον μία επιστολή από καθηγητή-τρια ενός άλλου τμήματος ή πανεπιστημίου, αν έχετε παρακολουθήσει κάποια σχετικά μαθήματα (καθηγητές Τμήματος του Εξωτερικού στο οποίο φοιτήσατε μέσω του προγράμματος Erasmus ή καθηγητές άλλων Τμημάτων των οποίων τα μαθήματα έχετε επιτυχώς παρακολουθήσει ως ελεύθερες επιλογές) .
• Γενικά, προσπαθήστε να επιλέξετε μια ποικιλία ανθρώπων που σας γνωρίζουν κάτω από διαφορετικές συνθήκες εργασίας και επομένως μπορούν να αναφερθούν στις διαφορετικές ικανότητες, προσόντα και εμπειρίες σας.  

Σας συμβουλεύουμε να επιδιώξετε να συγκεντρώσετε τρεις με πέντε συστατικές επιστολές.  Δυο με τρεις «δυνατές» επιστολές, οι οποίες περιγράφουν τα ιδιαίτερα ταλέντα και τις ικανότητές σας είναι προτιμότερες από πέντε αόριστες επιστολές.

• Οι περισσότεροι εργοδότες προτιμούν οι συστατικές επιστολές να στέλνονται απ’ ευθείας στους ίδιους, δίχως τη δική σας μεσολάβηση. Το ίδιο μπορεί να ισχύει και για τα Πανεπιστήμια. Επίσης, τα περισσότερα πανεπιστήμια απαιτούν τη χρήση της δικής τους έτοιμης φόρμας ή/και φακέλου στις συστάσεις. Να είστε προσεκτικοί και να ακολουθήσετε τις οδηγίες που σας δίνουν. 
• Ζητείστε προσωπικά από αυτούς που επιθυμείτε να σας συστήσουν αν μπορούν να γράψουν για εσάς μια ευνοϊκή συστατική επιστολή.
• Εξηγείστε για ποιο λόγο χρειάζεστε τη συστατική επιστολή.
• Συναντηθείτε με τους υποψήφιους συγγραφείς εγκαίρως και ενημερώστε τους για τα σχέδια, τα ενδιαφέροντα και τους στόχους σας.  Θυμίστε τους τις δραστηριότητες και τα κατορθώματά σας.  Ζητήστε τους να περιγράψουν ιδιαίτερες ικανότητες σας, τις οποίες θα θέλατε να υπογραμμίσετε και αναφέρετέ τους συγκεκριμένα παραδείγματα.  
• Προκειμένου να αποκτήσουν μια σφαιρική γνώση των προσόντων και των δεξιοτήτων σας δώστε στους συγγραφείς των επιστολών σας ένα βιογραφικό σας σημείωμα. Με τον τρόπο αυτό μπορεί να ενημερωθεί για γνώσεις και δεξιότητές σας που πιθανόν δεν γνωρίζει (ξένες γλώσσες, σεμινάρια που έχετε παρακολουθήσει κα)
• Θα ήταν θετικό επίσης για εσάς, να τον/την πληροφορήσετε και εγγράφως για κάποια επιπλέον απαραίτητα στοιχεία, όπως το ονοματεπώνυμο σας, το τμήμα στο οποίο φοιτάτε, την ειδικότητά σας, το Πανεπιστήμιο ή τα Πανεπιστήμια στο οποία θα κάνετε αίτηση, τα μαθήματα που έχετε παρακολουθήσει και τους βαθμούς που έχετε πάρει (π.χ. αναλυτική βαθμολογία) και ό,τι άλλο στοιχείο  θεωρείτε απαραίτητο και πρέπει να συμπεριλάβει στην επιστολή.   
• Αν τα Πανεπιστήμια που πρόκειται να υποβάλλεται αίτηση, έχουν συγκεκριμένες οδηγίες και συμβουλές, αναφορικά με τα θέματα στα οποία καλούνται να αξιολογήσουν και να αναφερθούν οι συγγραφείς των συστάσεων, δώστε στους συντάκτες των επιστολών σας τις απαραίτητες κατευθύνσεις. Συχνά, τα πανεπιστήμια ζητούν στοιχεία επικοινωνίας των ανθρώπων – καθηγητών που έχουν δεχθεί να δώσουν συστάσεις και επικοινωνούν απευθείας μαζί τους. Στην περίπτωση όμως που ζητούν να επισυνάψετε – ανεβάσετε ηλεκτρονικά στην αίτησή σας τις συστάσεις, ζητήστε ευγενικά να ακολουθήσουν τυχόν οδηγίες. Για παράδειγμα, αν τα Πανεπιστήμια έχουν συγκεκριμένες φόρμες στις οποίες θα πρέπει οι συγγραφείς των συστατικών επιστολών να σημειώσουν σε συγκεκριμένα πεδία την αξιολόγηση των προσόντων σας, ζητήστε τους ευγενικά να χρησιμοποιήσουν εκείνες τις φόρμες. Σε άλλη περίπτωση, δεν είναι πρόβλημα αν χρησιμοποιήσουν το επίσημο επιστολόχαρτο της επιχείρησης ή του Πανεπιστημίου, και να επισυνάψουν το έντυπο που αποστέλλει το Πανεπιστήμιο υποδοχής, προκειμένου να είναι σαφές ότι έλαβαν γνώση. 
• Δώστε στους συγγραφείς των συστατικών σας επιστολών ένα χρονικό περιθώριο τουλάχιστον 2 εβδομάδων για τη σύνταξη της επιστολής.  Να θυμάστε ότι η συγγραφή μιας αξιόλογης συστατικής επιστολής απαιτεί περίπου 45-60 λεπτά της ώρας.  
• Ενημερώστε τις συστάσεις σας για την ημερομηνία που χρειάζεστε τη συστατική επιστολή.

• Οι συστατικές επιστολές πρέπει να γράφονται σε χαρτί με κεφαλίδα τον τίτλο του οργανισμού, του πανεπιστημίου, της σχολής ή του φορέα.
• Κανονικά ακόμη και ο φάκελος θα πρέπει να είναι ο επίσημος φάκελος του Πανεπιστημίου ή της επιχείρησης εκτός από την περίπτωση που το αιτούμενο Πανεπιστήμιο σας έχει δώσει να προωθήσετε το δικό του. Σε όλες τις περιπτώσεις, ο φάκελος θα πρέπει να είναι σφραγισμένος και υπογεγραμμένος από το συντάκτη.   
• Φροντίστε να ζητήσετε ένα επιπλέον αντίγραφο της συστατικής επιστολής για το αρχείο σας. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να ελέγξετε και το περιεχόμενό της!